En el marco del mejoramiento de los sistemas de información y documentación, el Departamento de Gestión y documentación y el Departamento de Tecnologías de Información de la Municipalidad de Carrillo, han desarrollado el proyecto de “Digitalización de Archivos”.
La intención de estos nuevos procedimientos a implementar en la Municipalidad de Carrillo, es contar con el respaldo digital de todos los documentos que acompañan el desarrollo de la ejecución de un proyecto, lo que a su vez facilita dar cumplimiento a la normativa nacional para su rendición, como cumplir con los acuerdos suscritos con entidades financieras externas.
Este procedimiento estará a cargo, principalmente, de cada Departamento que gestione documentación tanto interna como externa y del Departamento de Gestión y Documentación. Los cuales en conjunto irán consolidando una robusta base de documentos, que a mediano y largo plazo permitirán un acceso oportuno, eficaz y eficiente a archivos (texto, imágenes, vídeos, etc) digitales tanto a lo interno de la Institución como a lo externo.
Importante mencionar que siguiendo la norma y política del Departamento de Tecnologías de Información en cuanto a la explotación de tecnologías basadas en software libre, se hace la selección de la herramienta llamada Alfresco como instrumento para materializar todas las expectativas y metas mencionadas en los párrafos anteriores. A continuación un breve detalle de la herramienta:
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que permite la gestión de grandes cantidades de información almacenadas en forma de documentos.
La combinación de este tipo de archivos de documentos con índices almacenados en una base de datos permite el acceso rápido mediante diversos métodos, a la información contenida en los documentos que generalmente se encuentran comprimidos y que, además de texto, pueden contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imágenes, vídeos...).
Un gestor documental permite compartir la información contenida en los documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboración y todo lo que ello conlleva: organización del repositorio de documentos, gestión de los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la modificación de estos, control de versiones de documentos, búsquedas sobre los documentos, etc.
Además de estas características básicas, puede ofrecer otras como notificaciones a los usuarios, reglas de publicación de documentos, mecanismos avanzados de creación de documentos a partir de plantillas, etc. Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el área de la gestión documental y que presenta todas las características citadas.
