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Migración de SI "Proyecto SIFAT (Sistema Integrado Financiero, Administrativo y Tributario)" (Año 2009)

A inicios del año 2009 el Departamento de Tecnologías de Información, empezó con el proyecto de migración y actualización de los Sistemas de Información Municipales. Con el objetivo de dotar a los funcionarios de una aplicación que coadyuve con el mejoramiento del servicio, optimización de los recursos y la atención que se les brinda a los contribuyentes del Cantón de Carrillo.
 
 La iniciativa de comprar un producto de software, nace a raíz del apoyo y confianza de la Dirección Financiera para con el Departamento de Tecnologías de Información, además de que el ayuntamiento tenía más de 20 años de trabajar con un Sistema desarrollado y donado por IFAM (Instituto de Fomento y Asesoría Municipal), dicho sistema si bien es cierto funcional, carece de muchas funciones en cuanto a operatividad y valor agregado que hoy en día las nuevas tendencias tecnológicas obligan a las instituciones, a adoptar para ser más competitivas y mejorar la calidad del servicio brindado.

Otro factor relevante para tomar dicha decisión fue el hecho de que la Contraloría General de la República, exigía que los registros contables debían ser llevados bajo la modalidad de Partida Doble, y el Sistema para Control Presupuestario y Registros Contable, con que se contaba no era capaz de satisfacer esos requerimientos y expectativas; ante lo cual era urgente y muy importante reaccionar y tomar las medidas necesarias para cumplir con esta y otras más disposiciones.

Hoy por hoy el Departamento de Contabilidad cuenta con una herramienta tecnológica que les brinda la posibilidad de llevar sus registros contables de una forma integra y oportuna, para beneficio de la Municipalidad de Carrillo y el cumplimiento de las Normativas vigentes. Uno de los valores agregados más relevantes e importantes a destacar es que por medio del Proyecto SIFAT (Sistema Integrado Financiero Administrativo y Tributario), se logró integrar de manera automatizada el Módulo de Contabilidad con los módulos de Facturación, Recursos Humanos, Tesorería y Proveeduría, lo cual ha venido a representar una disminución en la carga de trabajo, un mejor control y un manejo más preciso de las transacciones que se ejecutan día con día.

Además del Módulo de Contabilidad, hoy en día hemos logrado poner en producción los Módulos de: Catastro y Bienes Inmuebles, Ingeniería y Permisos de Construcción, Servicios Urbanos (Este involucra los tributos relativos a: Aseo de Vías y Calles, Basura Residencial y Comercial, Mantenimiento y Ornato de Parques, etc), Patentes, Zona Marítima Terrestre, Plataforma de Servicios, Facturación (Integrado con Tesorería), Tesorería, Recursos Humanos, Cobro Administrativo, Proveeduría y Presupuesto.

La implantación de estos Módulos ha traído consigo una serie de beneficios y valores agregados tales como:

  • El Módulo de Facturación, este es uno de los puntos más fuertes y con el cual los contribuyentes perciben el esfuerzo que hace la institución por brindarles un mejor servicio, ya que con el Proyecto SIFAT, se han logrado objetivos muy importantes en este tema tales como:

  • Optimización de las áreas de trabajo: el Sistema Actual realiza la impresión de los recibos en impresoras de punto de venta, tal y como lo realizan los Bancos, y la mayoría de los Supermercados. Esto permitió desahogar el espacio que ocupaban las impresoras de matriz de punto de carro ancho, con las cuales se imprimían los antiguos recibos.

  • Identificación de la deuda: hoy en día cuando los contribuyentes cancelan sus Tributos, el recibo les detalla el o los números de las fincas que esta cancelando, así como los demás tributos que cada una de estas puedan tener asociados (ejm Basura Residencial, Basura Comercial, etc). Estos permite que los contribuyentes sepan y estén seguros de lo que estan cancelando.

  • Facturación remota: este Sistema brida la posibilidad de realizar la facturación normal, desde cualquier parte del Cantón, Provincia o del País. Lo único que se requiere es contar con una conexión a internet en el sitio donde se va ha realizar esta recaudación.

  • A nivel general hoy en día los usuarios tienen la posibilidad de:

  • Trabajar desde cualquier parte del País o del Mundo:, para esto lo único que se necesita es contar con una conexión a interntet y que los Funcionarios del Departamento de Tecnologías de Información habiliten el acceso de la dirección ip, a nivel del Firewall.

  • Exportación de reportes: a formatos pdf, xls, rtf, odt, docx, html, csv, xml, etc. Lo cual permite satisfacer las necesidades de los funcionarios, instituciones y contribuyentes en general, en cuanto a la forma como se desee presentar o recibir la información obtenida del Sistema.

  • Personalizar perfiles de acceso: los funcionarios del Departamento de Tecnologías de Información están en la capacidad, de asignar privilegios y restricciones de acceso tanto a los Módulos del Sistema, como también a cada una de las Ventanas e Informes con los que este cuenta. Lo cual brinda un control muy estricto, que coadyuva con el cumplimientos de las Normativas vigentes a nivel de Seguridad Informática.

  • Integración de Módulos: Esto permite que las transacciones ejecutadas por algunas áreas, sirvan de insumo para otras. Lo cual representa una disminución en la carga de trabajo, ya que las áreas ya no se ven como islas, donde cada una debe de preparar informes para que la otra realice sus funciones. Ejm: hoy en día cuando se emite un recibo en el área de cajas, automáticamente se genera un asiento en el Módulo de Contabilidad. Y al final del día cuando se realiza el cierre de las cajas, el Módulo de Tesorería almacena automáticamente esa información para que la Tesorera prepare el Depósito que debe llevar al Banco. Todo esto total y completamente automatizado.

En resumen, al día de hoy  la Municipalidad de Carrillo ha logrado dar un giro de 360 grados, en la forma de como se hacían y como se hacen hoy por hoy las cosas, tecnológicamente hablando, siempre con la firme convicción y el horizonte claro; brindar un Servicio Eficaz, Eficiente y Oportuno a todos los Contribuyentes del Cantón de Carrillo y Ser el mejor Departamento de Tecnologías de Información a nivel Nacional.
 
Gracias compañeros, proveedores, colegas de otras municipalidades, amigos por el apoyo y consejos aportados durante este tiempo, este logro deja una huella importante en la historia de la Municipalidad de Carrillo y es la base para lograr alcanzar una apertura total a través de Internet ya que a corto y mediano plazo tendremos el 100% de nuestros servicios disponibles en el portal web corporativo, lo que nos permitirá ser el primer Gobierno Local Digital de Costa Rica.
 
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