El Departamento de Archivo Municipal en conjunto con el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación, se complacen en informar la migración e implementación exitosa de un nuevo sistema de información robusto, completo y actualizado para la gestión y consulta archivística de la Municipalidad. Esta herramienta ha sido desarrollada totalmente desde cero, iniciando con el levantamiento de requisitos, hasta el despliegue a producción.
Tras pasar un tiempo en la búsqueda de herramientas que se ajusten al protocolo de almacenamiento y consulta de archivos municipales, se cae en razón de que la mejor solución es un desarrollo, esto también para erradicar cualquier otra limitante técnica/operativa que pudiera presentarse a lo largo del tiempo.
Es a partir de aquí, donde se inician los procesos de desarrollo del nuevo Sistema Gestor de Archivos Municipal en cuatro fases:
Fase 1: Estudiantes de la Universidad Nacional solicitaron realizar su práctica profesional, por lo que se les asignó la tarea de levantar los requerimientos de software bajo la supervisión de la encargada del Departamento Archivo y del Departamento de TIC. Además se dio la entrega de las primeras funcionalidades de la herramienta, sin embargo, por la complejidad y disponibilidad de tiempo se no se completó el proyecto.
Fase 2: Con el avance del desarrollo, un nuevo miembro del departamento de TI realiza una re-ingeniería de los requerimientos y funcionalidades entregadas en la fase anterior. Dicho integrante ha sido incorporado con el fin de potencializar el desarrollo de las plataformas web de la Municipalidad. En esta fase se corrigió y finalizó el desarrollo de todas las funcionalidades.
Fase 3: Se inicia la migración de la información de la base de datos que un sistema anterior utilizaba, cuya información data desde el año 2008 y debido a la gran cantidad de información se realizó un análisis minucioso para que el proceso de migración de los datos sea lo más preciso posible. La información fue organizada y tratada de tal manera que cumpla con la nueva estructura de la base de datos diseñada de acuerdo con la normalización de nivel 3. El proceso de migración fue además supervisado por la encargada de archivos para asegurarse de que toda la información haya sido trasladada.
Fase 4: Se realizan las respectvias pruebas y el posterior despliegue a producción. Aquí la encargada del Departamento de Archivo y el Departamento de TIC realizaron nuevamente la supervisión de cada una de las funcionalidades, procesos y consistencia de los datos. Una vez realizado el visto bueno, se procede con el despliegue del servicio.
Este proyecto forma parte de grandes resultados que la Municipalidad por sus años de trabajo y experiencia obtenida en tecnologías basadas en GNU/Linux y software libre puede ofrecer, además lo que el trabajo equipo puede lograr en este y otros tipos de proyectos. Para el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación es un honor el colaborar unidos con otros departamentos y a quien corresponda para ofrecer los mejores servicios y procesos a nuestro querido Cantón Carrillo.