Hace un año el Departamento de Tecnologías de Información en coordinación con la Dirección Financiera Administrativa, debido a los oneresos gastos en que la institución incurría para la adquisición de los consumibles (llamese tintas, tonners, fotoconductores, etc), al alto volumen de trabajo en cuanto a funciones de soporte y mantenimiento para este tipo de equipos, y al poco control que existía para la supervisión de lo que era impreso y para que fines. Aunado al limitado espacio y la falta de condiciones adecuadas que existían en la bodega municipal para el buen almacenamiento de estos recursos y muchos otros factores más.
Se analiza y estudia financiera y tecnológicamente la posibilidad de realizar un arrendamiento de equipos de impresión, con el objetivo primordial de minimizar costos para la Hacienda Municipal, además de concientizar a todos los compañeros que era hora de hacer un alto en el camino; y procurar optimizar este tipo de recursos, regular y monitorear lo que se imprime y para que fines. Lo cual a su vez nos dotaría de una serie de valores agregados para el desempeño de nuestras funciones, tales como:
- Conservar el ambiente adoptando como norma Técnica-Ambiental, la impresión en modo Dúplex, que optimiza la utilización de las dos caras de la hoja de papel, y reduce el almacenamiento de los documentos impresos a la mitad.
- Digitalización de documentos, por medio de los equipos multifuncionales (Impresora, Fotocopiadora, Escáner y Fax), que automáticamente son enviadas al correo del usuario, en formato PDF ,JPG o TIF.
- Envío de documentos desde las terminales de trabajo vía fax.
- Acceso masivo y concurrente a las funciones de los equipos de impresión multifuncionales láser (Impresora, Fotocopiadora, Escáner y Fax), lo que permite brindar un mismo servicio a una gran cantidad de usuarios, lo cual minimiza costos operativos y de producción para la Municipalidad de Carrillo.
- Administración y configuración remota vía Web de los equipos; lo que coadyuva a que los tiempos de respuesta en cuanto a soporte y mantenimiento sean mínimos y más eficientes.
- Control de acceso por medio de códigos por Departamento.
- Estadísticas sobre el volumen de impresión por Departamento.